Begleiteter Umgang –
professionell organisiert.
Die digitale Fachlösung für Termine, Verfügbarkeiten, Kommunikation, Meldepflichten und Dokumentation im begleiteten Umgang. Weniger Organisationsaufwand, mehr Zeit für die Familien.
Alles für den begleiteten Umgang
Von der Fallanlage bis zur lückenlosen Dokumentation – ein durchdachtes Werkzeug für den gesamten Ablauf.
Termine & Kalender
Termine planen, importieren und im Kalender behalten – inklusive Kennenlern-Terminen, Turnus und Pufferzeiten vor und nach dem Umgang.
Umplanung mit Zustimmung
Termine verschieben nur, wenn alle Beteiligten online zustimmen. Zeit, Raum und Fachkraft werden live auf Konflikte geprüft.
Verfügbarkeiten & Räume
Verfügbarkeitsbalken für Beteiligte und Fachkräfte, automatische Erkennung von Doppelbelegungen und Raumkonflikten.
Automatische E-Mails
Willkommensmail, Terminänderungen und Absagen – alle Texte frei editierbar, mit eigenen Header-Bildern und Signatur.
Meldungen ans Jugendamt
Fällige Meldungen nach § 8a SGB VIII immer im Blick – Info-Mails an die zuständigen Ansprechpartner mit einem Klick.
Berichtswesen
Kurz- und Langberichte mit Fälligkeiten und Erinnerungen – strukturiert nach den Anforderungen der Leistungsvereinbarung.
Fall- & Personenverwaltung
Geber, Nehmer, Kinder, Jugendämter und Ansprechpartner sauber und nachvollziehbar an einem Ort.
Vertretungsregelung
Fachkraft-Vertretung organisieren – mit Zustimmung der Vertretung über einen sicheren Einmal-Link.
Rechtliche Grundlagen
Der begleitete Umgang ist gesetzlich verankert. Die wichtigsten Normen im Überblick.
Umgangsrecht des Kindes
Das Kind hat das Recht auf Umgang mit jedem Elternteil; jeder Elternteil ist zum Umgang verpflichtet und berechtigt. Der begleitete Umgang setzt dieses Recht unter Schutzrahmenbedingungen um, wenn ein unbegleiteter Kontakt das Kindeswohl gefährden würde.
Umgang mit Bezugspersonen
Großeltern, Geschwister und andere enge Bezugspersonen können ein Umgangsrecht haben, sofern dies dem Wohl des Kindes dient. Träger des begleiteten Umgangs können auch solche Konstellationen begleiten.
Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung
Bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Kindeswohlgefährdung sind Träger der freien Jugendhilfe zur kollegialen Risikoabschätzung und – sofern erforderlich – zur Information des Jugendamts verpflichtet. Lückenlose Dokumentation ist dabei unabdingbar.
Kindeswohlprinzip
Maßgeblicher Maßstab für alle gerichtlichen und behördlichen Entscheidungen zum Umgang ist stets das Wohl des Kindes. Beobachtungen der Fachkraft im begleiteten Umgang fließen als fachliche Einschätzung in Berichte ans Jugendamt und an das Familiengericht ein.
Leistungsvereinbarungen
Träger des begleiteten Umgangs schließen mit dem Jugendamt Vereinbarungen über Leistungsangebot, Qualitätsentwicklung und Entgelt ab. Die Dokumentation im System belegt die Erbringung der vereinbarten Leistungen.
Gerichtliche Ausgestaltung
Familiengerichte können den Umgang zeitlich und örtlich einschränken oder ihn von Bedingungen abhängig machen – bis hin zur Anordnung des begleiteten Umgangs. Termine, Berichte und Meldungen werden im System gerichtsfest dokumentiert.
Umgangsformen im Überblick
Der Umgangsplaner unterstützt alle gängigen Formen des begleiteten Umgangs – mit fallspezifischer Konfiguration je nach gerichtlicher Auflage und Schutzbedarf.
Begleiteter Umgang
Die Fachkraft ist während des gesamten Termins anwesend – beobachtend, unterstützend und dokumentierend. Ziel ist der Aufbau oder die Stabilisierung der Eltern-Kind-Beziehung unter fachlicher Begleitung. Häufigste Form; geeignet bei Hochkonflikt, langer Trennungszeit oder mangelnder Erziehungskompetenz.
Beschützter Umgang
Erhöhte Sicherheitsvorkehrungen bei konkretem Verbringungs- oder Gefährdungsrisiko: getrennte Zugänge, kein direkter Elternkontakt, strukturierter Ablauf mit Pufferzeiten. Besondere Raumkonfiguration erforderlich; das System weist Raumkonflikte automatisch aus.
Begleitete Übergabe
Die Fachkraft ist ausschließlich bei der Übergabe des Kindes anwesend. Eignet sich, wenn der direkte Kontakt zwischen den Eltern konfliktbelastet ist, der Umgang selbst aber schutzlos stattfinden kann. Kürzere Einsatzzeiten, höhere Fallzahlen möglich.
Kennenlerngespräche
Vorbereitende Gespräche vor dem ersten Umgangstermin – zur Klärung von Erwartungen, Regeln und dem gegenseitigen Kennenlernen. Das System legt Kennenlerngespräche als eigenständige Terminart an und verknüpft sie mit dem jeweiligen Fall.
Situationen im begleiteten Umgang
Sechs typische Situationen – und wie der Umgangsplaner Fachkräfte dabei strukturell unterstützt.
Erstgespräch
Kennenlernen und Absprachen vor dem ersten Umgangstermin – gemeinsam mit allen Beteiligten.
Begleiteter Umgang
Die Fachkraft begleitet den Termin aktiv – beobachtend, unterstützend und dokumentierend.
Begleitete Übergabe
Die Übergabe des Kindes findet unter Aufsicht statt; Elternkontakt wird vermieden.
Hochkonflikt-Situation
Bei eskalierenden Elternkonflikten schützt der Rahmen das Kind und strukturiert den Ablauf.
Getrennte Zugänge
Separate Ein- und Ausgänge für Eltern verhindern direkten Kontakt – Teil des beschützten Umgangs.
Verlässlichkeit
Pünktlichkeit und klare Zeitstruktur geben Kindern und Beteiligten Orientierung und Sicherheit.
So funktioniert’s
In vier Schritten vom neuen Fall zur lückenlosen Dokumentation und Meldung.
Fall anlegen
Beteiligte, Jugendamt, Umgangsform und fallspezifische Regeln strukturiert erfassen – inklusive Verbringungsrisiko, Pufferzeiten und Berichtsfristen.
Termine planen
Freie Slots finden, Verfügbarkeiten aller Beteiligten abgleichen, Räume und Fachkraft zuordnen. Konflikte werden vor dem Speichern automatisch erkannt.
Beteiligten informieren
Alle Beteiligten erhalten ihre Einladungen und bestätigen oder lehnen Termine online über sichere Einmal-Links ab. Keine telefonische Abstimmung nötig.
Dokumentieren & melden
Berichte mit Fälligkeit und Erinnerung; Meldepflichten nach § 8a werden automatisch getriggert und per Mail versandt – mit lückenlosem Verlaufsprotokoll.
Qualitätsstandards & Dokumentation
Fachliche Anforderungen an Träger des begleiteten Umgangs – und wie der Umgangsplaner dabei unterstützt.
Fachstandards einhalten
Strukturierte Dokumentation entsprechend den Qualitätsempfehlungen des BVKP (Bundesverband Begleiteter Umgang) und der AGJ. Kurz- und Langberichte mit definierten Fälligkeiten und Erinnerungsfunktion.
Meldepflichten nach § 8a
Ausfall- und Vorkommnismeldungen direkt aus dem System versendbar – mit Zeitstempel, Empfängernachweis und vollständiger Verlaufshistorie. Keine Meldung geht mehr verloren.
Revisionssichere Dokumentation
Jede Terminänderung, jede Mail und jede Meldung wird mit Zeitstempel und Nutzerreferenz festgehalten. Die Verlaufshistorie ist jederzeit gerichtsfest abrufbar.
Individuelle Fallkonfiguration
Umgangsrhythmus, Dauer, Pufferzeiten, Berichtsfristen und Sicherheitsregeln je Fall frei konfigurierbar. Getrennte Zugänge, Verbringungsgefahr-Flag und fallspezifische Fachkraft-Hinweise.
Transparenz für alle Beteiligten
Jugendamt, Gericht und Eltern erhalten die Informationen, die ihnen zustehen – automatisch, zum richtigen Zeitpunkt und auf dem vereinbarten Weg. Keine Informationslücken, kein ungenutztes Wissen.
Leistungsvereinbarungen belegen
Die strukturierte Dokumentation liefert den Nachweis der vereinbarten Leistungen nach § 78a SGB VIII. Berichte, Terminstatistiken und Meldungshistorie sind in Sekunden abrufbar.
Warum der Umgangsplaner?
Entwickelt für die besonderen Anforderungen sozialer Arbeit im begleiteten Umgang.
Datenschutz by Design
Zugriff ausschließlich für angemeldete Fachkräfte. Sensible Falldaten werden nie unverschlüsselt übertragen und sind konsequent vom öffentlichen Bereich getrennt.
Weniger Telefonieren
Zu- und Absagen laufen online über sichere Links – das spart Rückrufe und Abstimmungsschleifen bei Beteiligten, Eltern und Jugendamt.
Lückenlose Doku
Jede Änderung, jede Mail und jede Meldung wird nachvollziehbar festgehalten. Keine handschriftlichen Listen, keine vergessenen Meldungen.
Bereit, den begleiteten Umgang digital zu organisieren?
Melden Sie sich an und behalten Sie Termine, Verfügbarkeiten, Berichte und Meldepflichten mühelos im Griff.
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